Sous l’autorité de la directrice de la bibliothèque et de la directrice adjointe, le/la référent-e administratif-ve assure les missions administratives de la bibliothèque notamment la gestion comptable et administrative des commandes et achats, contrats de prestation et actes administratifs de la bibliothèque. ·Elle travaille en collectif avec les coordinateurs·trices de la politique documentaire pour les achats et commandes de livre et sous l’autorité directe de la direction et de la régisseuse principale en ce qui concerne la gestion comptable et administrative et le suivi RH des agents vacataires.

Missions  

Mission 1 : Suivi des actes administratifs du service : 

• . rédaction, suivi et transmission des délibérations et décisions municipales en lien avec la direction et le secrétariat général sur webdelib,
• suivi des contrats des intervenants (contrats de cession, assurances, etc.) et enregistrement,
• suivi des adhésions (coordination des enregistrements, classement, ),
• lettres de relance des retards et

Mission 2 : Gestion des commandes de livres : 

• . récupération et exportation des paniers de sélection sur Electre, transmission à la coordinatrice pour validation (jeunesse),
• importation des commandes validées et création des notices sur Nanook (bibliothèque),
• gestion des bons de commandes sur CIRIL (bibliothèque),
• transmission des paniers et des commandes aux libraires,
• réception, suivi et contrôle des livraisons (jeunesse),
• classements des factures ; suivi du « service fait » (en lien avec la direction et le service comptabilité),
• déclaration et contrôle du droit de prêt à la Sofia,
• veille documentaire et alimentation des paniers de commande

Mission 3 : Accueil et renseignement du public, des fournisseurs et prestataires 

Accueil physique pendant les horaires d’ouverture de la bibliothèque

• Accueillir et renseigner le public. Répondre aux demandes documentaires et accompagner les usagers ;
• Connaître le fonds de la bibliothèque ;
• Connaitre l’agenda de la bibliothèque, assurer sa promotion ;
• Gérer les opérations de prêts-retours-réservations. Former et autonomiser les usagers ;
• Inscrire les usagers et expliquer la procédure d’inscription ;
• Surveiller les sections, gérer les litiges et contrôler l’usage des postes informatiques ;

Accueil téléphonique et communication via les outils numériques

• Renseigner et orienter les usagers, fournisseurs, partenaires
• Gestion de la boîte mail de la bibliothèque
• Traiter les suggestions d’achat des lecteurs
• Alimentation et mise à jour du portail : informations pratiques, calendrier des actions culturelles, modération des commentaires des lecteurs

Gestion des collections :

• participer au rangement quotidien, veiller à la cohérence du rangement,

appliquer les procédures de conservation des documents (entretenir, nettoyer, réparer)

Mission 4 : Suppléant·e régies d’avances et de recettes 

En lien avec la régisseuse titulaire :

• Gérer la régie d’avance : récupérer les montants auprès du TP, suivi des dépenses et factures, ;
• Gérer la régie de recettes : s’assurer de la conformité de l’encaissement, transmettre au TP,

Mission 5 : Suivi quotidien des heures pour le personnel vacataire

• tenir à jour au quotidien les états horaires des agents vacataires pour le service
• préparation des déclarations pour visa de la direction

Profil recherché 

Connaissance de l’environnement territorial,

Connaissance des règles de comptabilité publique,

Connaissances des métiers du livre et de la bibliothéconomie,

Connaissance des principes de sécurité du bâtiment (Règles de sécurité au sein d’un ERP, règles de sécurité-incendie),

Connaissance des principes d’accueil et gestion des publics,

Accueil, renseignement et orientation du public, des partenaires, fournisseurs,

Gestion administrative et financière,

Assistance au fonctionnement de l’établissement.