Responsable du pôle Affaires Civiles H/F

Collectivité : Clichy-sous-Bois

Département : Seine-Saint-Denis – 93

Grade : Rédacteur, rédacteur principal, attaché

Recrutement : par voie statutaire (mutation, détachement,  inscription sur liste d’aptitude) ou à défaut pour voie contractuelle

Poste à temps complet – Temps de travail annualisé

Rémunération : Régime indiciaire + régime indemnitaire + prime annuelle

 

Sous l’autorité de la directrice des affaires générales, le/la responsable du pôle affaires civiles a pour missions

 

  • La coordination des activités et management des activités du pôle ;

 

  • Participe à la mise en œuvre, à l’optimisation et au développement des missions du pôle ;

 

  • Participe à la mise en œuvre du développement de la polycompétence.

 

Les missions du poste

 

Encadrement :

Pôle affaires civiles :

 

  • Encadrement de 4 agents en charge notamment de l’instruction des dossiers de l’état-civil, du funéraire, des mariages, des élections, du recensement militaire, du recensement de la population ;
  • Assure ponctuellement l’accueil physique et téléphonique des administrés au standard de l’hôtel de ville. ;
  • Instruction des dossiers de titres d’identité, de légalisation de signature, des inscriptions scolaires.
  • Gérer et suivre le planning des agents ;
  • Favoriser le développement de leurs compétences, les évaluer et détecter les besoins en formation ;
  • Motiver et dynamiser les équipes, intervenir auprès d’elles en support ;
  • Organiser et diffuser de l’information, initier et animer des réunions ;
  • Planifier les activités des pôles, superviser et contrôler le travail ;
  • Organiser les congés conformément aux règles internes et contrôler les absences.

 

Gestion des projets du pôle :

  • Mutualiser les compétences entre les pôles affaires civiles et accueil commun.
  • Participer à la définition des objectifs et des moyens (humains, matériels, procéduraux) nécessaires au bon fonctionnement du pôle.
  • Etablir des outils et des études d’aide à la décision, évaluer son activité et celle des pôles, proposer des solutions d’amélioration.
  • Gérer le budget du pôle.
  • Assurer une veille réglementaire dans le cadre du périmètre de son activité.
  • Concevoir ou actualiser les tableaux de bord de son activité.
  • Gérer les processus métiers et manager les risques.

 

Polyvalence :

 

  • Peut participer à d’autres projets ne relevant pas spécifiquement de ces pôles et concernant la direction des affaires générales.

 

Profil recherché

 

  • Connaissance juridique (notamment IGREC, droit civil et droit administratif) ;
  • Connaissance du statut de la fonction publique territoriale (droits et devoirs des fonctionnaires) ;
  • Connaissance du fonctionnement et de l’environnement des collectivités territoriales ;
  • Connaissance de la démarche qualité ;
  • Méthodologie et conduite de projets ;
  • Utilisation des outils de bureautique et idéalement des logiciels métiers (Adagio, Maestro, Mélodie, Gescime, Maelis, Ciril, BO, Qmatic) ;
  • Savoir informer et communiquer ;
  • Capacité de négociation et de gestion des conflits ;
  • Sens du service public ;
  • Respect du devoir de confidentialité ;
  • Autonomie ;
  • Rigueur ;
  • Organisation ;
  • Aptitude à rendre compte ;
  • Sens pédagogique ;
  • Bon relationnel ;
  • Esprit d’analyse et de synthèse ;
  • Capacité à encadrer ;
  • Capacité à fixer et faire atteindre des objectifs.
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