Responsable administratif financier DPE

Collectivité: Clichy-sous-Bois

Département : Seine-Saint-Denis 93

Cadre d’emploi : cadre A – filière administrative

Recrutement : par voie statutaire (mutation, détachement, liste d’aptitude)

Poste à temps complet – durée de temps de travail hebdomadaire 38h30

Rémunération : Régime indiciaire + régime indemnitaire + prime annuelle

 

  • Sous l’autorité hiérarchique de la Direction des Politiques Educatives, le responsable administratif et financier de la DPE :
  • Assure l’appui aux services et le suivi des demandes de subventions et des bilans, et particulièrement les recettes CAF (déclarations, conventions, notifications)
  • Coordonne la préparation et le suivi de l’exécution budgétaire de la DPE en appui à la direction et aux services
  • Assure le rôle d’administrateur fonctionnel des logiciels métiers de la DPE et particulièrement du logiciel famille
  • Anime et soutient la démarche de maîtrise des risques et de gestion de la direction

 

Les missions du poste

 

  • Coordonner le suivi des demandes de subvention et des recettes de la DPE, être le référent administratif de la CAF
  • Prise en charge du suivi administratif et budgétaire de l’ensemble des dossiers subventionnés : CAF dans le cadre de la Convention Territoriale Globale, PSU-PSO, Fonds Publics et Territoires, Etat – Politique de la ville, Cité éducative, etc.
  • Accompagnement des services dans l’établissement et le suivi des déclarations CAF
  • Suivi des recettes prévisionnelles et des encaissements en lien avec la direction des finances
  • Soutien et accompagnement des différents services dans la mise en œuvre de procédés techniques et méthodologiques de recueil, compilation, traitement et analyse des données nécessaires à la gestion des dossiers subventionnés.
  • Recherche de nouvelles recettes en lien avec les activités des différents services
  • Rédaction de courriers, délibérations, décisions et notes de service en rapport avec les dossiers susmentionnés.

 

  • Coordonner et animer la préparation du budget de la DPE et le suivi de l’exécution budgétaire
  • Accompagner les services dans la préparation budgétaire et consolider les tableaux de préparation budgétaire à l’échelle de la direction.
  • Accompagner les services et la direction dans le suivi d’exécution budgétaire : veiller au respect du règlement intérieur en matière d’établissement des bons de commande, de respect des procédures de marché public, de suivi du rapprochement des factures, des rattachements et reports.
  • Encadrement fonctionnelle de l’assistante administrative et financière du service enfance

  

  • Assurer l’administration fonctionnelle des logiciels métiers de la DPE 
  • Assurer l’administration fonctionnelle du logiciel famille AGORA +, en appui aux administrateurs au sein des différents services
  • Accompagnement les équipes dans le bon usage du logiciel
  • Maîtriser la gestion de la base de données et son utilisation pour les déclarations aux partenaires financiers et le suivi du respect des taux d’encadrement
  • Etre en appui sur l’utilisation du logiciel Istudy de sectorisation du service scolaire
  • Animer et soutenir la démarche de maîtrise des risques de la DPE
  • Assurer le suivi de la cartographie des risques de la direction et des services et des plans d’actions de maîtrise des risques associés : accompagner les services dans la mise en œuvre des actions de maîtrise des risques identifiés, dans l’établissement et la sécurisation des procédures de travail
  • Animer et soutenir la démarche de gestion de la DPE
  • Proposer à la direction et aux services des indicateurs de suivi et d’évaluation des activités et projets de la direction
  • Etre force de propositions dans le cadre de la structuration du projet de direction de la DPE
  • Appuyer la direction et les services dans la mise en œuvre d’outils de suivi de l’activité et des projets
  • Appuyer la direction en matière de suivi administratif
  • Coordonner le suivi du renouvellement des marchés publics de la DPE
  • Coordonner le suivi de la préparation des instances : délibérations et décision

 

 

Profil recherché

 

  • Maîtrise de la gestion administrative et financière en collectivité territoriale
  • Culture juridique et territoriale
  • Connaissance de l’environnement territorial
  • Maîtrise des outils informatique et de leur administration (Word – Excel – logiciels métiers)
  • Gestion de l’information, classement et archivage de documents
  • Gestion et actualisation des outils d’informations
  • Maîtrise des risques et démarches qualité
  • Travail en autonomie
  • Travail collaboratif
  • Organiser son temps de travail
  • Maîtrise des bases de données, tableau de bord
  • Sens de la négociation
  • Capacité d’adaptation
  • Force de proposition
  • Maîtrise de l’outil informatique (Word – Excel)
  • Concevoir des méthodes et outils de travail
  • Rédaction de documents administratifs et de procédures de travail
  • Organisation et conduite de réunions avec les partenaires internes et externes
  • Rendre compte des données d’activités
  • Etablissement de dossiers de demande de subventions et de bilans
  • Classement et archivage des dossiers
  • Gestion administrative et budgétaire des dossiers subventionnés
  • Aide à la mise en place d’outils
  • Gestion et actualisation d’une base d’information
  • Soutien et accompagnement dans la rédaction des dossiers
  • Conseil et accompagnement à la réflexion et à la prise de décision
  • Rigueur – Organisation
  • Sens du travail collectif
  • Capacité à accompagner les services opérationnels : patience, transmission
  • Diplomatie
  • Dynamisme – Motivation
  • Capacité d’adaptation
  • Ouverture d’esprit
  • Esprit de synthèse et d’analyse

 

 

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