Newsletter de la ville Collectivité: Clichy-sous-Bois
Département : Seine-Saint-Denis 93
Cadre d’emploi : cadre A – filière administrative
Recrutement : par voie statutaire (mutation, détachement, liste d’aptitude)
Poste à temps complet – durée de temps de travail hebdomadaire 38h30
Rémunération : Régime indiciaire + régime indemnitaire + prime annuelle
- Sous l’autorité hiérarchique de la Direction des Politiques Educatives, le responsable administratif et financier de la DPE :
- Assure l’appui aux services et le suivi des demandes de subventions et des bilans, et particulièrement les recettes CAF (déclarations, conventions, notifications)
- Coordonne la préparation et le suivi de l’exécution budgétaire de la DPE en appui à la direction et aux services
- Assure le rôle d’administrateur fonctionnel des logiciels métiers de la DPE et particulièrement du logiciel famille
- Anime et soutient la démarche de maîtrise des risques et de gestion de la direction
Les missions du poste
- Coordonner le suivi des demandes de subvention et des recettes de la DPE, être le référent administratif de la CAF
- Prise en charge du suivi administratif et budgétaire de l’ensemble des dossiers subventionnés : CAF dans le cadre de la Convention Territoriale Globale, PSU-PSO, Fonds Publics et Territoires, Etat – Politique de la ville, Cité éducative, etc.
- Accompagnement des services dans l’établissement et le suivi des déclarations CAF
- Suivi des recettes prévisionnelles et des encaissements en lien avec la direction des finances
- Soutien et accompagnement des différents services dans la mise en œuvre de procédés techniques et méthodologiques de recueil, compilation, traitement et analyse des données nécessaires à la gestion des dossiers subventionnés.
- Recherche de nouvelles recettes en lien avec les activités des différents services
- Rédaction de courriers, délibérations, décisions et notes de service en rapport avec les dossiers susmentionnés.
- Coordonner et animer la préparation du budget de la DPE et le suivi de l’exécution budgétaire
- Accompagner les services dans la préparation budgétaire et consolider les tableaux de préparation budgétaire à l’échelle de la direction.
- Accompagner les services et la direction dans le suivi d’exécution budgétaire : veiller au respect du règlement intérieur en matière d’établissement des bons de commande, de respect des procédures de marché public, de suivi du rapprochement des factures, des rattachements et reports.
- Encadrement fonctionnelle de l’assistante administrative et financière du service enfance
- Assurer l’administration fonctionnelle des logiciels métiers de la DPE
- Assurer l’administration fonctionnelle du logiciel famille AGORA +, en appui aux administrateurs au sein des différents services
- Accompagnement les équipes dans le bon usage du logiciel
- Maîtriser la gestion de la base de données et son utilisation pour les déclarations aux partenaires financiers et le suivi du respect des taux d’encadrement
- Etre en appui sur l’utilisation du logiciel Istudy de sectorisation du service scolaire
- Animer et soutenir la démarche de maîtrise des risques de la DPE
- Assurer le suivi de la cartographie des risques de la direction et des services et des plans d’actions de maîtrise des risques associés : accompagner les services dans la mise en œuvre des actions de maîtrise des risques identifiés, dans l’établissement et la sécurisation des procédures de travail
- Animer et soutenir la démarche de gestion de la DPE
- Proposer à la direction et aux services des indicateurs de suivi et d’évaluation des activités et projets de la direction
- Etre force de propositions dans le cadre de la structuration du projet de direction de la DPE
- Appuyer la direction et les services dans la mise en œuvre d’outils de suivi de l’activité et des projets
- Appuyer la direction en matière de suivi administratif
- Coordonner le suivi du renouvellement des marchés publics de la DPE
- Coordonner le suivi de la préparation des instances : délibérations et décision
Profil recherché
- Maîtrise de la gestion administrative et financière en collectivité territoriale
- Culture juridique et territoriale
- Connaissance de l’environnement territorial
- Maîtrise des outils informatique et de leur administration (Word – Excel – logiciels métiers)
- Gestion de l’information, classement et archivage de documents
- Gestion et actualisation des outils d’informations
- Maîtrise des risques et démarches qualité
- Travail en autonomie
- Travail collaboratif
- Organiser son temps de travail
- Maîtrise des bases de données, tableau de bord
- Sens de la négociation
- Capacité d’adaptation
- Force de proposition
- Maîtrise de l’outil informatique (Word – Excel)
- Concevoir des méthodes et outils de travail
- Rédaction de documents administratifs et de procédures de travail
- Organisation et conduite de réunions avec les partenaires internes et externes
- Rendre compte des données d’activités
- Etablissement de dossiers de demande de subventions et de bilans
- Classement et archivage des dossiers
- Gestion administrative et budgétaire des dossiers subventionnés
- Aide à la mise en place d’outils
- Gestion et actualisation d’une base d’information
- Soutien et accompagnement dans la rédaction des dossiers
- Conseil et accompagnement à la réflexion et à la prise de décision
- Rigueur – Organisation
- Sens du travail collectif
- Capacité à accompagner les services opérationnels : patience, transmission
- Diplomatie
- Dynamisme – Motivation
- Capacité d’adaptation
- Ouverture d’esprit
Esprit de synthèse et d’analyse