Juriste, Responsable du service Secrétariat Général & Assemblées, H/F

Collectivité : Clichy-sous-Bois

Département : Seine-Saint-Denis – 93

Grade : Attaché territorial,

Recrutement : par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d’aptitude) ou à défaut pour voie contractuelle

Poste à temps complet – Temps de travail annualisé

Rémunération : Régime indiciaire + régime indemnitaire + prime annuelle

Au sein de la direction des affaires juridiques et sous l’autorité du directeur vous aurez pour missions :

Encadrer (management direct d’une équipe de 3 personnes et du chef de pôle courrier/appariteurs) et piloter l’activité du service ;
Assurer la sécurité juridique des actes administratifs ;
Superviser le secrétariat du conseil municipal (de la préparation à la clôture) et des autres instances internes (Bureau Municipal Elargi, Comité de Direction, Commission de Consultation des Services Publics Locaux…) ;
Apporter conseil(s) et expertise(s) juridique(s) auprès des élus, de la direction générale et des services ;
Coordonner le suivi de la vie institutionnelle de la collectivité ;
Développer une culture juridique dans l’administration ;

Apporter une aide au directeur des affaires juridiques dans l’exercice de ses missions.

Les missions du poste

1/ Encadrer et piloter l’activité du service :

Piloter, coordonner et superviser l’activité du service, divisé en deux pôles : secrétariat général et courrier/appariteurs,
Management direct d’une équipe de 3 personnes et d’un responsable de pôle (courrier/appariteurs),
Etablir un suivi de l’activité sur la base d’outils adaptés,
Développer les compétences des collaborateurs.

2/ Superviser l’activité du Pôle Secrétariat Général :

a/Assurer la sécurité juridique des actes administratifs :

b/ Gestion des instances :

Superviser le secrétariat du conseil municipal (de la préparation à la clôture de séance),
Superviser l’organisation et la gestion des réunions internes à la collectivité (Bureau municipal élargi (BME), CODIR, DG/CG),
Superviser l’organisation et le secrétariat des autres instances (commission municipale, CCSPL).

c/ Coordonner le suivi de la vie institutionnelle de la collectivité

Superviser la gestion des arrêtés de délégation de fonctions et de délégation de signature,
Superviser la gestion des tampons de la commune (Marianne, tampons de service),
Superviser les actes de désignation des élus au sein des organismes extérieurs.

d/ Gestion du courrier :

Superviser la gestion quotidienne de l’applicatif métier (Maarch) : enregistrement et traitement du courrier,
Administration fonctionnelle du logiciel courrier, en lien avec le chef de projet « Dématérialisation de la gestion documentaire »,
Accompagnement du chef de projet « Dématérialisation de la gestion documentaire » dans la mise en œuvre du traitement dématérialisé du courrier,

e/ Gestion des abonnements de documentation :

Supervision d’un agent dédié au suivi des abonnements de documentation de la collectivité,
Détermination et suivi d’un budget annuel dédié à ce sujet.

3/ Superviser le Pôle Courrier/Appariteurs :

Superviser l’activité du pôle,
Suivi du budget affranchissement et optimisation des coûts,
Suivi de la location des machines à affranchir et de mise sous plis (passation des contrats, suivi de l’exécution des marchés…),

4/ Conseil juridique auprès des élus et de l’administration (Cab, DG, services), en lien avec le directeur des affaires juridiques :

Contribuer à la création et à l’animation d’un système de traitement des demandes de conseils,
Analyser les questions posées, identifier une problématique et apporter une réponse en proposant une ou plusieurs solution(s) concrète(s),
Contrôler ou rédiger des actes et contrats complexes,
Accompagner les services dans la mise en œuvre de leurs projets,
Assurer une veille juridique dans différents secteurs du droit.

5/ Développer une culture juridique dans l’administration :

Sensibiliser les services sur les risques encourus par la collectivité,
Organiser et animer des temps de formation à destination des agents sur des sujets juridiques en lien avec leurs activités (rédaction d’un acte, commande publique…),
Elaborer des guides juridiques.

6/ Apporter une aide au directeur des affaires juridiques dans l’exercice de ses missions :

Remplacer le directeur dans la plénitude de ses fonctions en cas d’absence,
Assister le directeur des affaires juridiques dans la gestion des contentieux en lien avec les services concernés et les éventuels conseils externes.

Profil recherché

Connaissance de l’environnement territorial,
Connaissances approfondies du fonctionnement des assemblées des collectivités territoriales et du cadre juridique,
Connaissances en droit public général, droit des collectivités territoriales, droit de la commande publique, statut de la fonction publique territoriale,
Maîtrise des règles liées aux actes administratifs,
Connaissance des risques en cas de non-respect des procédures,
Méthodologie du mode projet,
Management intermédiaire,
Capacité d’analyse juridique,
Capacités rédactionnelles et de synthèse,
Capacité à comprendre et respecter les procédures du CGCT,
Capacité à gérer les pics d’activité liés à la vie institutionnelle de la collectivité (conseil municipal, réunions internes…),
Travail en transversalité,
Capacité d’adaptation aux contraintes structurelles et temporelles,
Gestion des conflits.
Méthode et rigueur,
Sens des responsabilités, conscience professionnelle,
Réactivité et capacité à travailler dans l’urgence,
Sens de l’organisation,
Bon relationnel pour coordonner, informer et rendre compte,
Qualité d’écoute et de conseil,
Discrétion.

Les conditions d’exercice

38h30 hebdomadaires

1607h annuelles

25 jours de congés annuels, 20 JRTT

40 jours de télétravaille