Chef de projet « Dématérialisation de la gestion documentaire », H/F

Collectivité : Clichy-sous-Bois

Département : Seine-Saint-Denis – 93

Grade : Attaché territorial,

Recrutement : contrat de projet – CDD de 3 ans

Poste à temps complet

Au sein de la direction des affaires juridiques et sous l’autorité du directeur vous aurez pour missions :

  • impulser piloter et accompagner la mise en œuvre des projets de dématérialisation de la direction,
  • Mise en œuvre du traitement dématérialisé du courrier. Applicatif à mettre en œuvre : Maarch Courrier. Travail en transversalité avec les services, mode projet.
  • Mise en œuvre du traitement dématérialisé des archives. Applicatif à mettre en œuvre : Asalae. Travail en transversalité avec les services, mode projet.
  • Formation des agents traitants,
  • Définition et mise en œuvre d’une politique du changement adaptée selon les projets,
  • Suivi du budget afférent aux projets mis en œuvre.

Les missions du poste

1/ Impulser piloter et accompagner la mise en œuvre des projets de dématérialisation de la direction (fonctions générales, déclines par projets en 2 et 3) :

  • Elaboration d’un diagnostic,
  • Définition d’un plan d’action,
  • Pilotage et mise en œuvre du plan d’action,
  • Définition d’une politique du changement adaptée,
  • Suivi budgétaire du projet,
  • Définition et mise en œuvre de critères d’évaluation adaptés,
  • Animation de réunions (COTECH, COPIL, formations, RETEX…),
  • Formation des agents le cas échéant.

 

2/ Mise en œuvre du traitement dématérialisé des archives :

  • Reprise du travail déjà accompli sur le sujet – Elaboration d’un diagnostic,
  • Elaboration d’un plan d’action en lien avec le service archives et la direction des systèmes d’information,
  • Référencement dans chaque direction et service des actes, documents à intégrer au traitement dématérialisé des archives,
  • Définition des formulaires SEDA, par direction et par service,
  • Accompagnement, formation et sensibilisation des directions opérationnelles et administrateurs fonctionnels,
  • Suivi des relations avec l’entreprise support de l’applicatif (Libriciel),

3/ Mise en œuvre du traitement dématérialisé du courrier :

  • Reprise du travail déjà accompli sur le sujet – Elaboration d’un diagnostic,
  • Elaboration d’un plan d’action pour un traitement dématérialisé complet du courrier dans toutes les directions (courrier entrant et sortant),
  • Intégration complète des flux de communication dématérialisés (mails et SVE depuis le site de la Ville),
  • Définition d’une nomenclature de courriers cohérente à l’activité de la collectivité, en lien avec les directions,
  • Accompagnement, formation et sensibilisation des directions opérationnelles et administrateurs fonctionnels,
  • Référencement et intégration des courriers modèles par directions,
  • Suivi des relations avec l’entreprise support de l’applicatif (Edissyum),
  • Réflexion et éventuelle mise en œuvre d’une bascule vers une version plus récente de l’applicatif.

4/ Réflexion de fond pour une gestion documentaire dématérialisée efficiente et cohérente dans la collectivité :

  • Questionnement sur les choix pris par la collectivité,
  • Propositions d’ajustements le cas échéant,

Réflexion sur la promotion de l’action publique et communication (internet, réseaux sociaux le cas échéant).

Profil recherché

  • Connaissance de l’environnement territorial ;
  • Connaissance en affaires publiques, gestion des collectivités territoriales ;
  • Connaissance dans la gestion documentaire (GED, courrier…) ;
  • Procédures de collecte des archives publiques ;
  • Cadre réglementaire du classement et plans de classement ;
  • Principes de la description archivistiques, des normes en vigueur et des vocabulaires normalisés ;
  • Archivage électronique ;
  • Mode projet ;
  • Animation de réunion ;
  • Techniques d’archivage (collecte, traitement et classement, conservation,

communication et valorisation des fonds d’archives publiques),

  • Maitrise des outils bureautiques ;
  • Bon relationnel ;
  • Bonne présentation ;
  • Aisance relationnelle ;
  • Proactif, force de proposition ;
  • Rigueur ;
  • bonne adaptabilité ;
  • bonne gestion du stress ;
  • Ecoute, patience.

Les conditions d’exercice

38h30 hebdomadaires

1607h annuelles

25 jours de congés annuels, 20 JRTT,

40 jours de télétravaille

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