Chef de projet « Dématérialisation de la gestion documentaire », H/F

Collectivité : Clichy-sous-Bois

Département : Seine-Saint-Denis – 93

Grade : Attaché territorial,

Recrutement : contrat de projet – CDD de 3 ans

Poste à temps complet

Au sein de la direction des affaires juridiques et sous l’autorité du directeur vous aurez pour missions :

• impulser piloter et accompagner la mise en œuvre des projets de dématérialisation de la direction,
• Mise en œuvre du traitement dématérialisé du courrier. Applicatif à mettre en œuvre : Maarch Courrier. Travail en transversalité avec les services, mode projet.
• Mise en œuvre du traitement dématérialisé des archives. Applicatif à mettre en œuvre : Asalae. Travail en transversalité avec les services, mode projet.
• Formation des agents traitants,
• Définition et mise en œuvre d’une politique du changement adaptée selon les projets,
• Suivi du budget afférent aux projets mis en œuvre.

Les missions du poste

1/ Impulser piloter et accompagner la mise en œuvre des projets de dématérialisation de la direction (fonctions générales, déclines par projets en 2 et 3) :

• Elaboration d’un diagnostic,
• Définition d’un plan d’action,
• Pilotage et mise en œuvre du plan d’action,
• Définition d’une politique du changement adaptée,
• Suivi budgétaire du projet,
• Définition et mise en œuvre de critères d’évaluation adaptés,
• Animation de réunions (COTECH, COPIL, formations, RETEX…),
• Formation des agents le cas échéant.

2/ Mise en œuvre du traitement dématérialisé des archives :

• Reprise du travail déjà accompli sur le sujet – Elaboration d’un diagnostic,
• Elaboration d’un plan d’action en lien avec le service archives et la direction des systèmes d’information,
• Référencement dans chaque direction et service des actes, documents à intégrer au traitement dématérialisé des archives,
• Définition des formulaires SEDA, par direction et par service,
• Accompagnement, formation et sensibilisation des directions opérationnelles et administrateurs fonctionnels,
• Suivi des relations avec l’entreprise support de l’applicatif (Libriciel),

3/ Mise en œuvre du traitement dématérialisé du courrier :

• Reprise du travail déjà accompli sur le sujet – Elaboration d’un diagnostic,
• Elaboration d’un plan d’action pour un traitement dématérialisé complet du courrier dans toutes les directions (courrier entrant et sortant),
• Intégration complète des flux de communication dématérialisés (mails et SVE depuis le site de la Ville),
• Définition d’une nomenclature de courriers cohérente à l’activité de la collectivité, en lien avec les directions,
• Accompagnement, formation et sensibilisation des directions opérationnelles et administrateurs fonctionnels,
• Référencement et intégration des courriers modèles par directions,
• Suivi des relations avec l’entreprise support de l’applicatif (Edissyum),
• Réflexion et éventuelle mise en œuvre d’une bascule vers une version plus récente de l’applicatif.

4/ Réflexion de fond pour une gestion documentaire dématérialisée efficiente et cohérente dans la collectivité :

• Questionnement sur les choix pris par la collectivité,
• Propositions d’ajustements le cas échéant,

Réflexion sur la promotion de l’action publique et communication (internet, réseaux sociaux le cas échéant).

Profil recherché

• Connaissance de l’environnement territorial ;
• Connaissance en affaires publiques, gestion des collectivités territoriales ;
• Connaissance dans la gestion documentaire (GED, courrier…) ;
• Procédures de collecte des archives publiques ;
• Cadre réglementaire du classement et plans de classement ;
• Principes de la description archivistiques, des normes en vigueur et des vocabulaires normalisés ;
• Archivage électronique ;
• Mode projet ;
• Animation de réunion ;
• Techniques d’archivage (collecte, traitement et classement, conservation,

communication et valorisation des fonds d’archives publiques),

• Maitrise des outils bureautiques ;
• Bon relationnel ;
• Bonne présentation ;
• Aisance relationnelle ;
• Proactif, force de proposition ;
• Rigueur ;
• bonne adaptabilité ;
• bonne gestion du stress ;
• Ecoute, patience.

Les conditions d’exercice

38h30 hebdomadaires

1607h annuelles

25 jours de congés annuels, 20 JRTT,

40 jours de télétravaille