Chargé(e) d’accueil H/F

Collectivité : Clichy-sous-Bois

Département : Seine-Saint-Denis – 93

Cadre d’emploi : Catégorie C

Grade : Adjoint administratif

Recrutement : par voie statutaire (mutation, détachement,  inscription sur liste d’aptitude) ou à défaut pour voie contractuelle

Poste à temps complet – Temps de travail annualisé

Rémunération : Régime indiciaire +  régime indemnitaire + prime annuelle

Au sein de la Direction des affaires générales, le / la chargé(e) d’accueil aura pour missions d’accueillir, d’orienter et de renseigner le public, il.elle représente l’image de la collectivité auprès des usagers.

Accueil et standard de l’Hôtel de ville et mairies annexes :

• Accueil physique et téléphonique des usagers ;
• Orienter, conseiller le public vers l’interlocuteur ou le service compétent ;
• Conseiller les usagers et agents sur les procédures ;
• Gestion des réservations de salles et d’agendas numériques, prendre et organiser les rendez-vous ;
• Gestion du courrier des personnes domiciliées ;
• Tri, classement et archivage de documents ;
• Saisie et enregistrement de données informatiques ;
• Rédaction informatique de documents de formes et de contenus divers.

Les missions du poste

• Gestion du standard téléphonique ;
• Accueil physique et téléphonique des usagers ;
• Informer, conseiller et orienter le public vers l’interlocuteur ou le service compétent ;
• Renseigner les usagers sur les pièces à fournir et les délais d’obtention des documents ;
• Suivre et mettre à jour l’information disponible à l’accueil, dans le hall et dans les espaces d’attente ;
• Diffuser des informations ou des documents par voie d’affichage ou au sein des services ;
• Réalisation de différentes tâches administratives (classement, saisie informatique, traitement de texte, tableurs simples, envoi de courriels…) ;
• Gestion de différents plannings et agendas numériques ;
• Gestion du courrier des personnes domiciliées ;
• Pré-accueil du public CCAS, logement, et écrivain public, avec et sans rendez-vous, dans le cadre des aides légales et facultatives et des différentes demandes de logement ;
• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service et renseigner le logiciel de suivi de la fréquentation ;
• Gérer et actualiser une base d’informations.

Profil recherché

• Respect des obligations de discrétion et de réserve ;
• Sens de l’organisation ;
• Accueil physique et téléphonique du public ;
• Bonne expression écrite et orale ;
• Maîtrise des techniques d’accueil du public ;
• Accueil du public avec amabilité ;
• S’exprimer clairement et reformuler les demandes ;
• Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages ;
• Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, Google agenda, la pratique de la bureautique étant requise pour la réalisation de différentes tâches administratives (classement, saisie informatique, rédaction et mise en forme de documents administratifs simples, traitement de texte, tableurs simples, envoi de courriels…) ;
• Gérer et actualiser une base d’informations ;
• Gérer un système de mesure de la fréquentation ;
• Gérer un planning de réservation ;
• Gérer les situations de stress et réguler les tensions ;
• Savoir hiérarchiser les priorités ;
• Réagir avec pertinence aux situations d’urgence ;
• Conserver neutralité et objectivité face aux situations ;
• Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité ;
• Rechercher, synthétiser et diffuser des informations
• Etre à l’écoute ;
• Sens du contact, du travail en équipe et des relations humaines ;
• Capacité d’adaptation à différentes situations
• Maîtrise de soi ;
• Ponctualité ;
• Posséder un sens important du service public ;
• Autonomie et esprit d’initiative.

Conditions d’exercice liées au poste

Temps de travail : 37h30 hebdomadaires du lundi au vendredi – Horaires décalés en fonction des heures d’ouverture au public, et le samedi matin par roulement.

Autres contraintes :

Charge de travail et horaires en fonction des pics d’activités et nécessités de service.