Assistant(e) Fonctionnel.le

Collectivité: Clichy-sous-Bois

Département : Seine-Saint-Denis 93

Filière : administrative / technique

Catégorie : C / B

Cadre d’emploi : adjoint administratif / adjoint technique / Technicien / Rédacteur

Recrutement : par voie statutaire (mutation, détachement, liste d’aptitude)

Poste à temps complet – temps de travail annualisé

Rémunération : Régime indiciaire + régime indemnitaire + prime annuelle

 

Sous la responsabilité du Directeur des Systèmes d’Information, l’assistant fonctionnel a pour missions :

 

– d’assurer la gestion courante du suivi de l’activité de la direction dans le respect    des plannings et des calendriers en pleine autonomie ;

– Il est responsable du secrétariat de la direction et assure l’interface entre les        agents de la direction et celles des autres directions et/ou des prestataires   extérieurs ;

– Il participe à l’optimisation de l’exploitation des moyens techniques mis en   œuvre par la collectivité.

 

Les missions du poste

 

Dans sa fonction d’appui au sein de la DSI, il assure les tâches de secrétariat avec rigueur :

 

  • Gestion du courrier ;
  • Rédaction complète de tous les courriers sortants ;
  • Rédaction complète des délibérations et décisions ;
  • Gère l’ensemble des agendas du service ;
  • Planifie et organise les rendez-vous, réunions et déplacements des agents de la direction ;
  • Respecte les procédures d’organisation, planifie ses activités à moyen terme, gère les priorités et les aléas ; Contribue à l’utilisation rationnelle des services et des fournitures. –
  • Planification des commandes à effectuer en fonction du budget ;
  • Garant du bon suivi du budget ;
  • Gestion des bons de commandes (saisie des bons de commande, suivi administratif, relation avec le prestataire, établissement du service fait. ;
  • Gestion des commandes, devis, suivi et émission des bons de commandes, service fait ;
  • Administration des contrats de maintenance.

Dans une logique de prestations internes au sein de la collectivité, il est l’interface entre les agents de la direction et celles des autres directions et/ou des prestataires extérieurs :

  • Assure la gestion des appels et demandes et en évalue le degré de priorité et de complexité en proposant le cas échéant des solutions immédiates ;
  • Participe à la formation des utilisateurs et au développement d’un langage commun ; Adapte son langage, ses messages, au type de public ou d’interlocuteur ; Conçoit des supports pédagogiques et didactiques, rédige des supports utilisateurs ;
  • Coordonne quotidiennement les techniciens en fonction des priorités ;
  • Recense les dysfonctionnements et des améliorations fonctionnelles ;
  • Gère le parc informatique ainsi que le stock de matériels ;
  • Résout les problèmes de niveau 0 (changement de mot de passe, redémarrage…) et effectue des opérations basiques

 

Profil recherché

  • Connaissance de l’environnement territorial ;
  • Gestion budgétaire et de l’engagement de la dépense ;
  • Connaissance de l’environnement des Systèmes d’Information ;
  • Gestion du temps et des priorités ;
  • Elaboration et suivi de tableaux de bord ;
  • Suivi des projets et activités de la direction ;
  • Dépannage niveau 0 des utilisateurs et suivi des demandes et incidents sur le logiciel GLPI ;
  • Gestion et suivi administratif des télécoms ;
  • Gestion et suivi administratif du parc des copieurs ;
  • Sens de l’anticipation ;
  • Prise d’initiatives ;
  • Rigueur ;
  • Dynamisme ;
  • Discrétion et secret professionnel ;
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