Assistant(e) des services Techniques Spécificités liées à la Direction de l’espace Public

Collectivité: Clichy-sous-Bois

Département : Seine-Saint-Denis 93

Cadre d’emploi : adjoint administratif C – filière administrative

Recrutement : par voie statutaire (mutation, détachement, liste d’aptitude) ou à défaut par voie contractuelle

Poste à temps complet

Rémunération : Régime indiciaire + régime indemnitaire + prime annuelle

Au sein de la direction des services techniques et sous l’autorité de la directrice des espaces publics et des moyens techniques, vous aurez pour missions :

Les missions du poste

Missions communes aux Assistantes DST

Travaux bureautique secrétariat DEPMT :

  • Accueil téléphonique et orientation ;
  • Prise de note, dactylographie et mise en forme des courriers, notes et compte-rendu ;
  • Enregistrement informatique, mise en signature et envoi des courriers « départs » des ST ;
  • classement dans le classeur chrono général des courriers ST ;
  • Suivi des courriers signalés, envoi des réponses au secrétariat général et renseignement des tableaux de suivi en sortie ;
  • Suivi des Tell my city;
  • Tenue du ou des agendas : prise de rendez-vous, réservation de salles – convocations – rappel de réunions ;
  • Gestion de la messagerie électronique commune aux ST ;
  • Gestion et transmission de l’information ;
  • Classement et archivage de documents ;
  • Rédaction d’actes administratifs, suivi et notification ;
  • Prendre des messages et les transmettre aux intéressés, apporter réponse aux sollicitations si possible ;
  • Renseignements et informations service interne, information par courrier électronique ;
  • Gestion des congés et absences : mise à jour du planning ;
  • Suivi de l’affichage des arrêtés de voirie en interne aux ST ;
  • L’agent bénéficie d’une organisation doublonnée pour la réalisation à minima de tâches prédéfinies ;

Et à contrario grâce à la polyvalence développée avec  l’assistante DPB.

Situation de Modération aux services techniques  (Missions de remplacement)

  • Dispatching format papier des courriers enregistrés sous MAARCH ;
  • Rédaction de courriers sur MAARCH ;
  • Remplacement en mission de base des autres assistantes au besoin :
  • Modérateur du logiciel « Tell My City » ;
  • Orienter, conseiller le public vers l’interlocuteur ou le service compétent (appels téléphoniques et accueils physiques), apporter réponse aux sollicitations si possible ;
  • Recevoir et orienter les demandes en fonction des besoins ;
  • Distribution en interne des courriers à traiter et renseignement des tableaux « entrants » pour suivi des mains courantes et courriers signalés ;
  • Saisie informatique de bon de commande au besoin ;
  • Suivi tableau des courriers signalés en interne ;
  • Distribution des sacs de déchets verts ;
  • Gestion des fournitures de bureau et recensement des besoins ;
  • Remise et suivi des cartes de carburant ;
  • Tenue du cahier d’appel.

Spécificités liées au Poste DEPMT

L’agent bénéficie d’une organisation doublonnée pour la réalisation à minima des tâches spécifiques grâce à la polyvalence développée avec  les 2 autres assistantes du pôle.

Concours Maisons Fleuries

Organisation du concours, du circuit, remise des diplômes et distribution des prix

Régisseur de la Régie de Dépenses de cette manifestation :

Tenue des documents comptables et administratifs.

  • Mise à jour des listes de concessionnaires ;
  • Gestion des arrêtés et décisions municipales :

Etablit les actes réglementaires pour les manifestations sur voie publique sur instruction de la Direction.

Etablit les actes réglementaires pour toute autorisation de voirie sur instruction de la Direction

  • Etablit pour le service financier la liste annuelle des bénéficiaires des autorisations de voirie donnant droit à perception de tarifs communaux.

Profil recherché

  • Maitrise des outils bureautiques ;
  • Organisé, rigoureux, doté d’un bon relationnel et du sens du service public ;
  • Obligation du devoir de réserve et discrétion professionnelle.
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