Newsletter de la ville Collectivité: Clichy-sous-Bois
Département : Seine-Saint-Denis 93
Cadre d’emploi : adjoint administratif C – filière administrative
Recrutement : par voie statutaire (mutation, détachement, liste d’aptitude) ou à défaut par voie contractuelle
Poste à temps complet
Rémunération : Régime indiciaire + régime indemnitaire + prime annuelle
Au sein de la direction des services techniques et sous l’autorité de la directrice des espaces publics et des moyens techniques, vous aurez pour missions :
Les missions du poste
Missions communes aux Assistantes DST
Travaux bureautique secrétariat DEPMT :
- Accueil téléphonique et orientation ;
- Prise de note, dactylographie et mise en forme des courriers, notes et compte-rendu ;
- Enregistrement informatique, mise en signature et envoi des courriers « départs » des ST ;
- classement dans le classeur chrono général des courriers ST ;
- Suivi des courriers signalés, envoi des réponses au secrétariat général et renseignement des tableaux de suivi en sortie ;
- Suivi des Tell my city;
- Tenue du ou des agendas : prise de rendez-vous, réservation de salles – convocations – rappel de réunions ;
- Gestion de la messagerie électronique commune aux ST ;
- Gestion et transmission de l’information ;
- Classement et archivage de documents ;
- Rédaction d’actes administratifs, suivi et notification ;
- Prendre des messages et les transmettre aux intéressés, apporter réponse aux sollicitations si possible ;
- Renseignements et informations service interne, information par courrier électronique ;
- Gestion des congés et absences : mise à jour du planning ;
- Suivi de l’affichage des arrêtés de voirie en interne aux ST ;
- L’agent bénéficie d’une organisation doublonnée pour la réalisation à minima de tâches prédéfinies ;
Et à contrario grâce à la polyvalence développée avec l’assistante DPB.
Situation de Modération aux services techniques (Missions de remplacement)
- Dispatching format papier des courriers enregistrés sous MAARCH ;
- Rédaction de courriers sur MAARCH ;
- Remplacement en mission de base des autres assistantes au besoin :
- Modérateur du logiciel « Tell My City » ;
- Orienter, conseiller le public vers l’interlocuteur ou le service compétent (appels téléphoniques et accueils physiques), apporter réponse aux sollicitations si possible ;
- Recevoir et orienter les demandes en fonction des besoins ;
- Distribution en interne des courriers à traiter et renseignement des tableaux « entrants » pour suivi des mains courantes et courriers signalés ;
- Saisie informatique de bon de commande au besoin ;
- Suivi tableau des courriers signalés en interne ;
- Distribution des sacs de déchets verts ;
- Gestion des fournitures de bureau et recensement des besoins ;
- Remise et suivi des cartes de carburant ;
- Tenue du cahier d’appel.
Spécificités liées au Poste DEPMT
L’agent bénéficie d’une organisation doublonnée pour la réalisation à minima des tâches spécifiques grâce à la polyvalence développée avec les 2 autres assistantes du pôle.
Concours Maisons Fleuries
Organisation du concours, du circuit, remise des diplômes et distribution des prix
Régisseur de la Régie de Dépenses de cette manifestation :
Tenue des documents comptables et administratifs.
- Mise à jour des listes de concessionnaires ;
- Gestion des arrêtés et décisions municipales :
Etablit les actes réglementaires pour les manifestations sur voie publique sur instruction de la Direction.
Etablit les actes réglementaires pour toute autorisation de voirie sur instruction de la Direction
- Etablit pour le service financier la liste annuelle des bénéficiaires des autorisations de voirie donnant droit à perception de tarifs communaux.
Profil recherché
- Maitrise des outils bureautiques ;
- Organisé, rigoureux, doté d’un bon relationnel et du sens du service public ;
- Obligation du devoir de réserve et discrétion professionnelle.