Assistant(e) de la Direction des Ressources Humaines

Collectivité: Clichy-sous-Bois

Département : Seine-Saint-Denis 93

Cadre d’emploi : C

Recrutement : CDD 6 mois remplacement congé maternité

Poste à temps complet à pourvoir rapidement

L’assistant(e) de la direction des ressources humaines assure le secrétariat et le bon fonctionnement de la direction des ressources humaines et plus particulièrement du service Qualité de Vie au Travail

L’assistant(e) de la direction des ressources humaines est physiquement présent à l’école de formation interne et doit, à ce titre, accueillir les formateurs et les stagiaires tout en veillant au respect des locaux et du matériel

Les missions du poste

Traitement des dossiers et saisie de documents

• Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de documents administratifs
• Saisir des documents de formes et de contenus divers
• Gérer et actualiser une base d’informations
• Vérifier la validité des informations traitées
• Utiliser l’outil informatique et les logiciels de gestion
• Tenir à jour les documents /formulaires
• Enregistrer ou saisir des données informatiques
• Suivre des demandes sur portail RH – faire des reporting
• Établir des bons de commandes sur Ciril – vérifier et valider les factures afférentes (Elis, Popchef, Elior)
• Centralisation des entretiens professionnels annuels – classement dans DAA
• Suivre les dossiers de médailles communales

Accueil physique et téléphonique du public

• Recevoir, filtrer et orienter les demandes
• Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
• Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d’urgence
• Conseiller les agents sur les procédures à suivre

Gestion de l’information, classement et archivage de documents

• Réceptionner, enregistrer et vérifier des documents
• Scanner, photocopier et assembler des documents
• Trier, classer et archiver des documents
• Synthétiser et présenter des informations
• Préparer les dossiers pour le Comité Social Territorial et rédiger les Comptes Rendus
• Identifier les sources de documentation
• Commandes des fournitures
• Suivi des nouveaux arrivants et des départs: création comptes pop chef – lien avec la DSI…

Planification et suivi

• Assurer l’organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
• Suivi des décharges syndicales
• Assurer la logistique des cafés RH
• Assurer le suivi qualité Pop Chef et les réclamations

Secrétariat médical:

• Planifier et coordonner les rendez-vous médicaux pour les agents, en veillant à ce que les horaires soient respectés.
• Assurer la communication entre les agents et le médecin de prévention, en transmettant les informations pertinentes de manière précise et
• Tenir à jour les tableaux de suivi des longues maladies et des temps partiels thérapeutique ainsi que les restrictions médicales
• Assurer le suivi et la transmission d’information à la hiérarchie, au service concerné et au médecin de prévention
• Convoquer les agents auprès du médecin de prévention avant une éventuelle reprise
• Rédiger le courrier de réduction du temps de travail à partir du 3^ème mois de grossesse
• Tenir à jour le tableau de suivi des congés maternité et paternité
• Tenir à jour le tableau de suivi des congés menstruels

Accueil du site de l’école de formation interne:

• Assurer l’accueil des agents et des
• Gérer et distribuer le courrier et les colis entrants et
• Coordonner les réservations des salles de réunion et les besoins logistiques pour les événements.
• Maintenir l’accueil du hall d’accueil et des espaces communs, les affichages, etc …
• Vérification des salles après chaque utilisation : formation ou autre (matériel débranchés, tables installées, fenêtres fermées…),
• Récupération des feuilles d’émargement après chaque

Profil recherché

Compétences :

• Fonctionnement des services de la collectivité
• Connaissance de la FPT
• Techniques de secrétariat
• Écrits administratifs
• Logiciels de bureautique et logiciels métiers Communication orale et écrite
• Vocabulaire professionnel du service
• Procédures administratives
• Techniques de recherche documentaire, de classement et d’archivage
• Techniques de communication (physique, téléphonique, numérique)
• Capacité à gérer les priorités et à travailler de manière autonome tout en respectant les délais

Compétences comportementales

• Rigueur et organisation
• Polyvalence
• Qualités relationnelles
• Discrétion
• Diplomatie
• Capacité à travailler dans des délais contraints
• Esprit de synthèse et d’analyse
• Réactivité et disponibilité
• Sens du service public
• Capacités rédactionnelles
• Autonomie