Newsletter de la ville Collectivité: Clichy-sous-Bois
Département : Seine-Saint-Denis 93
Cadre d’emploi : adjoint administratif C / Rédacteur B- filière administrative
Recrutement : par voie statutaire (mutation, détachement, liste d’aptitude) ou à défaut par voie contractuelle
Poste à temps complet
Rémunération : Régime indiciaire + régime indemnitaire + prime annuelle
Au sein de la direction des services techniques et sous l’autorité de la directrice des espaces publics et des moyens techniques, vous aurez pour missions :
- Accueil physique, numérique et téléphonique
- Organisation des agendas et réunion
- Prise de note et compte rendu
- Travaux bureautique et secrétariat et assistanat de la DEPMT
- Situation de modération aux services techniques
Les missions du poste
Spécificités liées au Poste DEPMT :
L’agent bénéficie d’une organisation doublonnée pour la réalisation à minima des tâches spécifiques grâce à la polyvalence développée avec les 2 autres assistantes du pôle.
- Concours Maisons Fleuries : organisation du concours, du circuit, remise des diplômes et distribution des prix.
- Mise à jour des listes de concessionnaires.
- Gestion des arrêtés et décisions municipales : établit les actes réglementaires pour les manifestations sur voie publique sur instruction de la Direction.
- Etablissement des actes réglementaires pour toute autorisation de voirie sur instruction de la Direction.
- Etablissement pour le service financier la liste annuelle des bénéficiaires des autorisations de voirie donnant droit à perception de tarifs communaux.
Missions communes aux Assistantes DST
Travaux bureautique secrétariat DEPMT :
- Accueil téléphonique et orientation.
- Prise de note et mise en forme des courriers, notes et compte-rendu.
- Enregistrement informatique, mise en signature et envoi des courriers « départs » des ST.
- Classement dans le classeur chrono général des courriers ST.
- Suivi des Tell my city.
- Tenue du ou des agendas : prise de rendez-vous, réservation de salles – convocations – rappel de réunions.
- Gestion de la messagerie électronique commune aux ST.
- Gestion et transmission de l’information.
- Classement et archivage de documents.
- Rédaction d’actes administratifs, suivi et notification.
- Prendre des messages et les transmettre aux intéressés, apporter réponse aux sollicitations si possible.
- Renseignements et informations services internes, information par courrier électronique.
- Gestion des congés et absences : mise à jour du planning.
- Suivi de l’affichage des arrêtés de voirie en interne aux ST.
L’agent bénéficie d’une organisation doublonnée pour la réalisation à minima de tâches prédéfinies, et à contrario grâce à la polyvalence développée avec l’assistante DPB.
Situation de Modération aux services techniques (Missions de remplacement)
- Dispatching format papier des courriers enregistrés sous MAARCH.
- Rédaction de courriers sur MAARCH.
- Remplacement en mission de base des autres assistantes au besoin.
- Modérateur du logiciel « Tell My City ».
- Orienter, conseiller le public vers l’interlocuteur ou le service compétent (appels téléphoniques et accueils physiques), apporter réponse aux sollicitations si possible.
- Recevoir et orienter les demandes en fonction des besoins.
- Distribution en interne des courriers à traiter et renseignement des tableaux « entrants » pour suivi des mains courantes et courriers signalés.
- Saisie informatique de bon de commande au besoin.
- Suivi tableau des courriers signalés en interne.
- Distribution des sacs de déchets verts.
- Gestion des fournitures de bureau et recensement des besoins.
- Remise et suivi des cartes de carburant.
- Tenue du cahier d’appel.
Profil recherché
- Connaissance de l’environnement territorial, Connaissance générale de l’organisation de la collectivité,
- Connaissance des méthodes et outils de secrétariat,
- Organisation de réunions,
- Connaissance des méthodes et outils de secrétariat,
- Maîtrise des gestions de bases de données et outils numériques,
- Connaissance des règles de maîtrise d’ouvrage public et des marchés publics,
- Rigueur, fiabilité, respect, discrétion,
- Précision et organisation dans les toutes les phases du travail,
- Capacité d’analyse et de synthèse, Capacité de raisonnement analytique,
- Capacité à travailler en équipe, diplomatie,
- Capacité à rendre compte – Capacité à communiquer et faire preuve de pédagogie,
- Ponctualité, assiduité,
- Autonomie dans l’organisation et réalisation du travail,
- Reporting régulier à sa hiérarchie du déroulement de ses activités,
- Surveillance et alerte de son responsable en cas dysfonctionnement.
Nombre d’heures : 1607h
Décomposition des horaires hebdomadaires : 37h30 (8h30-12h/13h30-17h30)
40 jours de congés (25 Jours de congés annuels + 15 Jours de réduction du temps de travail annualisés)
– Bureau partagé au CAT avec l’assistante de la Direction du patrimoine bâti,
– Travail seul ou en équipe,
– Horaires d’amplitude réguliers sauf nécessité de service public,