Assistant(e) de direction des services techniques Spécificités liées à la Direction du Patrimoine Bâti

Collectivité: Clichy-sous-Bois

Département : Seine-Saint-Denis 93

Cadre d’emploi : adjoint administratif C

CDD : 12 mois

Poste à temps complet

Au sein de la direction des services techniques et sous l’autorité du directeur du patrimoine bâti, vous aurez pour missions :

Les missions du poste

Tâches en polyvalence avec le pôle des Assistantes des services techniques :

Travaux bureautique secrétariat :

• Prise de note, dactylographie et mise en forme des courriers, notes et compte-rendu ;
• Enregistrement informatique, mise en signature et envoi des courriers « départs » des ST, classement dans le classeur chrono général des courriers ST ;
• Suivi des courriers signalés, envoi des réponses au secrétariat général et renseignement des tableaux de suivi en sortie ;
• Tenue du ou des agendas : prise de rendez-vous, réservation de salles – convocations – rappel de réunions ;
• Gestion et transmission de l’information ;
• Classement et archivage de documents ;
• Rédaction d’actes administratifs, suivi et notification ;
• Prendre des messages et les transmettre aux intéressés, apporter réponse aux sollicitations si possible ;
• Renseignements et informations service interne, information par courrier électronique ;
• Gestion des congés et absences : réception des demandes, contrôle des visas, saisie informatique, mise à jour du planning et classement.

Situation de Modérateur services technique :

• Enregistrement informatique et distribution auprès des directions du courrier « arrivée ST » en alternance avec les deux autres collègues (*) (* cette alternance veille à répartir équitablement le nombre de semaines sur l’année effectuée en position d’agent modérateur ; des semaines consécutives peuvent être organisées pour rattrapages.) ;
• Relai des demandes d’interventions (travaux, prestations) des utilisateurs du patrimoine ville auprès des services ST concernés (logiciels open GST, Tell my City) ;
• Orienter, conseiller le public vers l’interlocuteur ou le service compétent (appels téléphoniques et accueils physiques), apporter réponse aux sollicitations si possible ;
• Recevoir et orienter les demandes en fonction des besoins ;
• Distribution en interne des courriers à traiter et renseignement des tableaux « entrants » pour suivi des mains courantes et courriers signalés ;
• Saisie informatique des bons de commande ;
• Suivi tableau des courriers signalés en interne ;
• Distribution des sacs de déchets verts en l’absence de l’agent d’accueil du RDC du CAT ;
• Remise de fournitures à la demande ;
• Suivi de l’affichage des arrêtés de voirie en interne aux ST.

Spécificités liées au Poste DPB :

L’agent bénéficie d’une organisation doublonnée pour la réalisation à minima des tâches spécifiques grâce à la polyvalence développée avec les 2 autres assistantes du pôle

• Elaboration de convocations, courriers, notes sur instruction de la DPB ;
• Rédaction des décisions municipales ou tout autre acte, afférents au besoin du service (actes réglementaires pour les contrats sur instruction de la direction, actes réglementaires pour toute autorisation d’ouverture/fermeture ERP) ;
• Suivi en propre de certains contrats d’entretien et maintenance des bâtiments communaux/ gestion des demandes d’intervention pour tous contrats d’entretien et maintenance au besoin (différentes plateformes de saisie) ;
• Réception et information des modifications d’ouverture et de fermeture des bâtiments communaux sous alarme auprès de la société de télésurveillance du personnel d’astreinte et des directions concernées ;
• Gestion des CCSA : Mise à jour des tableaux de classement des bâtiments sur instruction de la direction Etablit un planning des convocations des commissions à l’année sur instruction de la direction Envoi des convocations, établissement des dossiers avec contrôle et si besoin demande des documents manquants sur instruction de la direction ;
• Dactylographie des procès-verbaux de visites, et suivi de courriers de notification.

Profil recherché

 Connaissance de l’environnement territorial, Connaissance générale de l’organisation de la collectivité,

• Connaissance des méthodes et outils de secrétariat,
• Organisation de réunions,
• Maîtrise des gestions de bases de données et outils numériques,
• Rigueur, fiabilité, respect, discrétion,
• Précision et organisation dans les toutes les phases du travail,
• Capacité à travailler en équipe, diplomatie,
• Capacité à rendre compte – Capacité à communiquer et faire preuve de pédagogie,
• Ponctualité, assiduité,
• Autonomie dans l’organisation et réalisation du travail,
• Reporting régulier à sa hiérarchie du déroulement de ses activités,
• Surveillance et alerte de son responsable en cas dysfonctionnement.

Nombre d’heures : 1607h

Décomposition des horaires hebdomadaires : 37h30 (8h30-12h/13h30-17h30)

40 jours de congés (25 Jours de congés annuels + 15 Jours de réduction du temps de travail annualisés)