Newsletter de la ville Collectivité: Clichy-sous-Bois
Département : Seine-Saint-Denis 93
Cadre d’emploi : adjoint administratif C – filière administrative
Recrutement : par voie statutaire (mutation, détachement, liste d’aptitude) ou à défaut par voie contractuelle
Poste à temps complet
Rémunération : Régime indiciaire + régime indemnitaire + prime annuelle
Au sein de la direction des services techniques et sous l’autorité de la directrice des espaces publics et des moyens techniques, vous aurez pour missions :
Les missions du poste
Missions communes aux Assistantes DST
Travaux bureautique secrétariat DEPMT :
- Accueil téléphonique et orientation ;
- Prise de note, dactylographie et mise en forme des courriers, notes et compte-rendu ;
- Enregistrement informatique, mise en signature et envoi des courriers « départs » des ST ;
- classement dans le classeur chrono général des courriers ST ;
- Suivi des courriers signalés, envoi des réponses au secrétariat général et renseignement des tableaux de suivi en sortie ;
- Suivi des Tell my city;
- Tenue du ou des agendas : prise de rendez-vous, réservation de salles – convocations – rappel de réunions ;
- Gestion de la messagerie électronique commune aux ST ;
- Gestion et transmission de l’information ;
- Classement et archivage de documents ;
- Rédaction d’actes administratifs, suivi et notification ;
- Prendre des messages et les transmettre aux intéressés, apporter réponse aux sollicitations si possible ;
- Renseignements et informations service interne, information par courrier électronique ;
- Gestion des congés et absences : mise à jour du planning ;
- Suivi de l’affichage des arrêtés de voirie en interne aux ST ;
- L’agent bénéficie d’une organisation doublonnée pour la réalisation à minima de tâches prédéfinies ;
Et à contrario grâce à la polyvalence développée avec l’assistante DPB.
Situation de Modération aux services techniques (Missions de remplacement)
- Dispatching format papier des courriers enregistrés sous MAARCH ;
- Rédaction de courriers sur MAARCH ;
- Remplacement en mission de base des autres assistantes au besoin :
- Modérateur du logiciel « Tell My City » ;
- Orienter, conseiller le public vers l’interlocuteur ou le service compétent (appels téléphoniques et accueils physiques), apporter réponse aux sollicitations si possible ;
- Recevoir et orienter les demandes en fonction des besoins ;
- Distribution en interne des courriers à traiter et renseignement des tableaux « entrants » pour suivi des mains courantes et courriers signalés ;
- Saisie informatique de bon de commande au besoin ;
- Suivi tableau des courriers signalés en interne ;
- Distribution des sacs de déchets verts ;
- Gestion des fournitures de bureau et recensement des besoins ;
- Remise et suivi des cartes de carburant ;
- Tenue du cahier d’appel.
Spécificités liées au Poste DEPMT
L’agent bénéficie d’une organisation doublonnée pour la réalisation à minima des tâches spécifiques grâce à la polyvalence développée avec les 2 autres assistantes du pôle.
Concours Maisons Fleuries
Organisation du concours, du circuit, remise des diplômes et distribution des prix
Régisseur de la Régie de Dépenses de cette manifestation :
Tenue des documents comptables et administratifs.
- Mise à jour des listes de concessionnaires ;
- Gestion des arrêtés et décisions municipales :
Etablit les actes réglementaires pour les manifestations sur voie publique sur instruction de la Direction.
Etablit les actes réglementaires pour toute autorisation de voirie sur instruction de la Direction
Etablit pour le service financier la liste annuelle des bénéficiaires des autorisations de voirie donnant droit à perception de tarifs communaux.
Profil recherche
- Maitrise des outils bureautiques ;
- Organisé, rigoureux, doté d’un bon relationnel et du sens du service public ;
- Obligation du devoir de réserve et discrétion professionnelle.