Assistant(e) de direction des services techniques Spécificités liées à la Direction de l’espace Public

Collectivité: Clichy-sous-Bois

Département : Seine-Saint-Denis 93

Cadre d’emploi : adjoint administratif C / Rédacteur B- filière administrative

Recrutement : par voie statutaire (mutation, détachement, liste d’aptitude) ou à défaut par voie contractuelle

Poste à temps complet

Rémunération : Régime indiciaire + régime indemnitaire + prime annuelle

Au sein de la direction des services techniques et sous l’autorité de la directrice des espaces publics et des moyens techniques, vous aurez pour missions :

  • Accueil physique, numérique et téléphonique
  • Organisation des agendas et réunion
  • Prise de note et compte rendu
  • Travaux bureautique et secrétariat et assistanat de la DEPMT
  • Situation de modération aux services techniques

Les missions du poste

Spécificités liées au Poste DEPMT :

L’agent bénéficie d’une organisation doublonnée pour la réalisation à minima des tâches spécifiques grâce à la polyvalence développée avec les 2 autres assistantes du pôle.

  • Concours Maisons Fleuries : organisation du concours, du circuit, remise des diplômes et distribution des prix.
  • Mise à jour des listes de concessionnaires.
  • Gestion des arrêtés et décisions municipales : établit les actes réglementaires pour les manifestations sur voie publique sur instruction de la Direction.
  • Etablissement des actes réglementaires pour toute autorisation de voirie sur instruction de la Direction.
  • Etablissement pour le service financier la liste annuelle des bénéficiaires des autorisations de voirie donnant droit à perception de tarifs communaux.

Missions communes aux Assistantes DST

Travaux bureautique secrétariat DEPMT :

  • Accueil téléphonique et orientation.
  • Prise de note et mise en forme des courriers, notes et compte-rendu.
  • Enregistrement informatique, mise en signature et envoi des courriers « départs » des ST.
  • Classement dans le classeur chrono général des courriers ST.
  • Suivi des Tell my city.
  • Tenue du ou des agendas : prise de rendez-vous, réservation de salles – convocations – rappel de réunions.
  • Gestion de la messagerie électronique commune aux ST.
  • Gestion et transmission de l’information.
  • Classement et archivage de documents.
  • Rédaction d’actes administratifs, suivi et notification.
  • Prendre des messages et les transmettre aux intéressés, apporter réponse aux sollicitations si possible.
  • Renseignements et informations services internes, information par courrier électronique.
  • Gestion des congés et absences : mise à jour du planning.
  • Suivi de l’affichage des arrêtés de voirie en interne aux ST.

L’agent bénéficie d’une organisation doublonnée pour la réalisation à minima de tâches prédéfinies, et à contrario grâce à la polyvalence développée avec l’assistante DPB.

Situation de Modération aux services techniques (Missions de remplacement)

  • Dispatching format papier des courriers enregistrés sous MAARCH.
  • Rédaction de courriers sur MAARCH.
  • Remplacement en mission de base des autres assistantes au besoin.
  • Modérateur du logiciel « Tell My City ».
  • Orienter, conseiller le public vers l’interlocuteur ou le service compétent (appels téléphoniques et accueils physiques), apporter réponse aux sollicitations si possible.
  • Recevoir et orienter les demandes en fonction des besoins.
  • Distribution en interne des courriers à traiter et renseignement des tableaux « entrants » pour suivi des mains courantes et courriers signalés.
  • Saisie informatique de bon de commande au besoin.
  • Suivi tableau des courriers signalés en interne.
  • Distribution des sacs de déchets verts.
  • Gestion des fournitures de bureau et recensement des besoins.
  • Remise et suivi des cartes de carburant.
  • Tenue du cahier d’appel.

Profil recherché

  • Connaissance de l’environnement territorial, Connaissance générale de l’organisation de la collectivité,
  • Connaissance des méthodes et outils de secrétariat,
  • Organisation de réunions,
  • Connaissance des méthodes et outils de secrétariat,
  • Maîtrise des gestions de bases de données et outils numériques,
  • Connaissance des règles de maîtrise d’ouvrage public et des marchés publics,
  • Rigueur, fiabilité, respect, discrétion,
  • Précision et organisation dans les toutes les phases du travail,
  • Capacité d’analyse et de synthèse, Capacité de raisonnement analytique,
  • Capacité à travailler en équipe, diplomatie,
  • Capacité à rendre compte – Capacité à communiquer et faire preuve de pédagogie,
  • Ponctualité, assiduité,
  • Autonomie dans l’organisation et réalisation du travail,
  • Reporting régulier à sa hiérarchie du déroulement de ses activités,
  • Surveillance et alerte de son responsable en cas dysfonctionnement.

Nombre d’heures : 1607h

Décomposition des horaires hebdomadaires : 37h30 (8h30-12h/13h30-17h30)

40 jours de congés (25 Jours de congés annuels + 15 Jours de réduction du temps de travail annualisés)

– Bureau partagé au CAT avec l’assistante de la Direction du patrimoine bâti,

– Travail seul ou en équipe,

– Horaires d’amplitude réguliers sauf nécessité de service public,

 

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