Assistant(e) administratif(ve) et financier du service enfance et loisirs

Collectivité : Clichy-sous-Bois
Département : Seine-Saint-Denis – 93
Cadre d’emploi : Catégorie C
Grade : Adjoint administratif
Recrutement : par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste
d’aptitude) ou à défaut pour voie contractuelle
Poste à temps complet – Temps de travail annualisé
Rémunération : Régime indiciaire + régime indemnitaire + prime annuelle
Sous la responsabilité du service enfance, l’assistant(e) administratif –ve et financier du
service enfance et loisirs est chargé d’assurer la gestion administrative et financière du
service enfance et plus particulièrement de son pôle enfance loisirs.

Les missions du poste
Accueil physique et téléphonique (usagers, agents et partenaires) physique et
téléphonique des usagers :
– Réceptionner, filtrer et transmettre les appels téléphoniques
– Enregistrer les absences des agents et assurer les remplacements en travaillant
de concert avec la responsable du temps méridien
– Accueil et orientation du public (candidats, nouveaux recrutés, en recherche de
stage, parents, etc.)
Gestion RH :
– Suivi et transmission des heures mensuelles des animateurs, enseignants et AESH
au service RH,
– Recensement et suivi des demandes de régularisation de paie
– Participer au processus de recrutement : tri des candidatures, préparation des
dossiers, convocations des candidats, préparation des réponses, transmission des
sélections après jury pour validation, participation ponctuelle au jury en cas
d’absence, etc.
– Constituer les dossiers des nouveaux agents, faire et suivre les demandes
d’arrêtés et enregistrer sur les identités sur la TAM
– Assurer le remplacement quotidien des équipes périscolaires et extrascolaires en
lien avec les coordinateurs enfance
– Assurer le suivi des absences des animateurs (tableau à mettre à jour
quotidiennement)
Gestion budgétaire :
– Suivre l’exécution budgétaire
– Etablir les bons de commande selon les devis transmis
– Suivre et liquider les factures
Gestion des effectifs enfants :
– Alimenter et contrôler les tableaux de bord et de suivi en appui aux coordinateurs
enfance (effectifs prévisionnels et réels, taux d’encadrement)
– Collecte des données en termes d’heures réalisées et facturation et préparation
des éléments pour les dossiers CAF
– Contrôler les pointages de présences
– Imprimer et distribuer les listings de présence enfants
– Administrer le logiciel famille pour le service enfance, en lien avec l’administrateur
fonctionnel pour la DPE
Gestion pédagogique :
– Assister les coordinateurs et la responsable du service dans les tâches
administratives (rédaction de courrier, mise en forme et correction des projets
pédagogiques et autres supports type programmes d’activités, etc.), ainsi que
dans la création ou la mise à jour d’outils collaboratifs (plannings, documents
partagés, etc.)
– Participer à la mise en place du SMA
– Centraliser les demandes de cars, de pique-niques, de gymnases et diffuser aux
services concernés pour commande
– Gérer les inventaires relatifs au secteur
Gestion administrative :
– Assurer le traitement et la transmission des informations en interne et en externe
(classement et suivi des décisions, notes etc.) et archivage,
– Gestion des plannings du service et de la salle de travail des directeurs
Préparation et suivi des réunions du service : envoi des convocations aux réunions,
réservation de salle, présence en tant que secrétaire de séance, préparation de compterendu pour validation

Profil recherché

Savoir-être
– Organisation
– Rigueur
– Autonomie
– Bonnes qualités relationnelles
– Discrétion professionnelle
– Ponctualité, assiduité
– Réactivité et adaptabilité

Savoir-faire
– Compétences avérées en bureautique (Pack Office, Google Agenda, …)
– Connaissance des logiciels métier Maelis, Ciril RH et finances, Maarch
– Connaissance de la TAM
– Maitrise de la communication orale et écrite.
– Connaissances de bases en comptabilité.
– Polyvalence et capacité à pallier ponctuellement aux absences du service.
– Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.
– Connaissances de la réglementation des ACM
– Capacité à rendre compte et à alerter

Conditions d’exercice liées au poste
Temps de travail annuel de 1 607 heures pour un temps plein sur la base de 37 heures
hebdomadaires.
Du lundi au vendredi, horaires administratifs : 8h30-12h30 et 13h30-17h (sauf le
mercredi : fin de service à 16h30).
Horaires des vacances scolaires : 7h30 – 12h30 et 13h30 – 16h (15h30 le mercredi)