Assistant(e) administratif et financier DPE – Enfance

Collectivité : Clichy-sous-Bois

Département : Seine-Saint-Denis – 93

Cadre d’emploi : Catégorie C

Grade : Adjoint administratif

Recrutement : poste permanent

Poste à temps complet

Rémunération : Régime indiciaire + régime indemnitaire + prime annuelle

 

Sous la responsabilité du Responsable administratif et financier de la DPE et du service Enfance, l’assistant-e administratif et financier DPE – Enfance est chargé-e d’assurer la gestion administrative et financière du service enfance et plus particulièrement de son pôle enfance loisirs d’une part et intervient en appui à l’ensemble des services de la direction sur le volet financier d’autre part.

 

Les missions

 

Gestion budgétaire pour l’ensemble de la DPE et sous la responsabilité du responsable administratif et financier de la DPE:

 

• Suivre l’exécution budgétaire
• Etablir les bons de commande selon les devis transmis
• Suivre et liquider les factures

 

En binôme avec le second assistant administratif et financier du service enfance : 

 

Accueil physique et téléphonique (usagers, agents et partenaires) physique et téléphonique des usagers :

 

• Réceptionner, filtrer et transmettre les appels téléphoniques
• Enregistrer les absences des agents et assurer les remplacements en travaillant de concert avec la responsable du temps méridien
• Accueil et orientation du public (candidats,  nouveaux recrutés, en recherche de stage, parents, etc.)

 

Gestion RH :

• Suivi et transmission des heures mensuelles des animateurs, enseignants et AESH au service RH,
• Recensement et suivi des demandes de régularisation de paie

• Participer au processus de recrutement : tri des candidatures, préparation des dossiers, convocations des candidats, préparation des réponses, transmission des sélections après jury pour validation, participation ponctuelle au jury en cas d’absence, etc.
• Constituer les dossiers des nouveaux agents, faire et suivre les demandes d’arrêtés et enregistrer sur les identités sur la TAM
• Assurer le remplacement quotidien des équipes périscolaires et extrascolaires en lien avec les coordinateurs enfance
• Assurer le suivi des absences des animateurs (tableau à mettre à jour quotidiennement)

 

Gestion des effectifs enfants :

• Alimenter et contrôler les tableaux de bord et de suivi en appui aux coordinateurs enfance (effectifs prévisionnels et réels, taux d’encadrement)
• Collecte des données en termes d’heures réalisées et facturation et préparation des éléments pour les dossiers CAF
• Contrôler les pointages de présences
• Imprimer et distribuer les listings de présence enfants
• Administrer le logiciel famille pour le service enfance, en lien avec l’administrateur fonctionnel pour la DPE

 

Gestion pédagogique :

• Assister les coordinateurs et la responsable du service dans les tâches administratives (rédaction de courrier, mise en forme et correction des projets pédagogiques et autres supports type programmes d’activités, etc.), ainsi que dans la création ou la mise à jour d’outils collaboratifs (plannings, documents partagés, etc.)
• Participer à la mise en place du SMA
• Centraliser les demandes de cars, de pique-niques, de gymnases et diffuser aux services concernés pour commande
• Gérer les inventaires relatifs au secteur

 

Gestion administrative :

• Assurer le traitement et la transmission des informations en interne et en externe (classement et suivi des décisions, notes etc.) et archivage,
• Gestion des plannings du service et de la salle de travail des directeurs
• Préparation et suivi des réunions du service : envoi des convocations aux réunions, réservation de salle, présence en tant que secrétaire de séance, préparation de compte-rendu pour validation
• Venir en appui administratif d’autres services autant que de besoin

 

Profil recherché

 

• Organisation
• Rigueur
• Autonomie

• Bonnes qualités relationnelles
• Discrétion professionnelle
• Ponctualité, assiduité
• Réactivité et adaptabilité

• Compétences avérées en bureautique (Pack Office, Google Agenda, …)
• Connaissance des logiciels métier Maelis, Ciril RH et finances, Maarch
• Connaissance de la TAM
• Maitrise de la communication orale et écrite.
• Connaissances de bases en comptabilité.
• Polyvalence et capacité à pallier ponctuellement aux absences du service.
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.
• Connaissances de la réglementation des ACM
• Capacité à rendre compte et à alerter.