Agent de bibliothèque référent-e administratif-ve

Collectivité : Clichy-sous-Bois
Département : Seine-Saint-Denis – 93
Cadre d’emploi : Catégorie C – Filière administrative ou culturelle

Recrutement : par voie statutaire (mutation, détachement, liste d’aptitude) ou à défaut par voie contractuelle
Poste à temps complet – Temps de travail annualisé – 36h30 du mardi au samedi.
Rémunération : Régime indiciaire + régime indemnitaire + prime annuelle

Le référent administratif est un agent de bibliothèque (H/F), positionné sur les missions administratives de la bibliothèque. Parmi ses missions spécifiques : la gestion comptable et administrative des commandes et achats, contrats de prestation et actes administratifs de la bibliothèque (sous l’autorité de la direction du service). Il-Elle travaille en collectif avec les coordinateurs·trices de la politique documentaire pour les achats et commandes de livre et sous l’autorité directe de la direction et de la régisseuse principale en ce qui concerne la gestion comptable et administrative et le suivi RH des agents vacataires.

Les missions du poste

Suivi des actes administratifs du service

• rédaction, suivi et transmission des délibérations et décisions municipales en lien avec la direction et le secrétariat général sur webdelib
• suivi des contrats des intervenants (contrats de cession, assurances, etc.) et enregistrement
• suivi des adhésions (coordination des enregistrements, classement, etc.)
• lettres de relance des retards et remboursements

Gestion des commandes de livres

• récupération et exportation des paniers de sélection sur Electre, transmission à la coordinatrice pour validation (jeunesse)
• importation des commandes validées et création des notices sur Nanook (bibliothèque),
• gestion des bons de commandes sur CIRIL (bibliothèque),
• transmission des paniers et des commandes aux libraires,
• réception, suivi et contrôle des livraisons (jeunesse),
• classements des factures ; suivi du « service fait » (en lien avec la direction et le service comptabilité),
• déclaration et contrôle du droit de prêt à la Sofia
• veille documentaire et alimentation des paniers de commande

Accueil et renseignement du public, des fournisseurs et prestataires

Accueil physique pendant les horaires d’ouverture de la bibliothèque :

• Accueillir et renseigner le public. Répondre aux demandes documentaires et accompagner les usagers ;
• Connaître le fonds de la bibliothèque ;
• Connaitre l’agenda de la bibliothèque, assurer sa promotion ;
• Gérer les opérations de prêts-retours-réservations. Former et autonomiser les usagers ;
• Inscrire les usagers et expliquer la procédure d’inscription ;
• Surveiller les sections, gérer les litiges et contrôler l’usage des postes informatiques ;

Accueil téléphonique et communication via les outils numériques :

• Renseigner et orienter les usagers, fournisseurs, partenaires
• Gestion de la boîte mail de la bibliothèque
• Traiter les suggestions d’achat des lecteurs
• Alimentation et mise à jour du portail : informations pratiques, calendrier des actions culturelles, modération des commentaires des lecteurs

Gestion des collections :

• participer au rangement quotidien, veiller à la cohérence du rangement,
• appliquer les procédures de conservation des documents (entretenir, nettoyer, réparer)

Suppléant-e régies d’avances et de recettes

En lien avec la régisseuse titulaire :

• Gérer la régie d’avance : récupérer les montants auprès du TP, suivi des dépenses et factures, etc.;
• Gérer la régie de recettes : s’assurer de la conformité de l’encaissement, transmettre au TP, etc.

Suivi quotidien des heures pour le personnel vacataire

• tenir à jour au quotidien les états horaires des agents vacataires pour le service
• préparation des déclarations pour visa de la direction

Profil recherché

Compétences générales (savoirs)

Connaissance de l’environnement territorial :

• les collectivités territoriales,
• les services culturels et les bibliothèques municipales
• organisation et organigramme de la collectivité, organismes extérieurs en relation avec la collectivité

Connaissance des règles de comptabilité publique :

• grands principes budgétaires (équilibre budgétaire, nomenclatures, M14…)
• tenue d’une régie d’avance et de recette
• principes de comptabilité appliqués au secteur culturel (droits d’auteurs et droits voisins, propriété intellectuelle, droits de prêt et de diffusion des livres, du spectacle vivant…)

Connaissances des métiers du livre et de la bibliothéconomie :

• culture générale portant sur le champ et les évolutions des sciences, des arts et de la littérature
• connaissance de l’offre éditoriale (particulièrement du domaine), de l’adéquation entre des ressources et des besoins documentaires et des dispositifs de médiation tangibles et numériques
• acteurs territoriaux et partenaires du domaine documentaire et des domaines de référence
• circuit et procédures de traitement des documents
• principes bibliothéconomiques généraux : organisation du classement et des règles de rangement des documents, règles et normes de conservation des documents, structuration de l’offre des catalogues, politique documentaire
• environnement informatique et technique des bibliothèques (système d’information et de gestion des bibliothèques, logiciels métier, outils bureautiques, numériques et internet)

Connaissance des principes de sécurité du bâtiment (Règles de sécurité au sein d’un ERP, règles de sécurité-incendie)

Connaissance des principes d’accueil et gestion des publics :

• référentiels accueil (charte Marianne, ISO 9001, etc.) et règlement intérieur de la bibliothèque
• techniques d’accueil, règles de communication
• techniques de médiation et négociation
• techniques de régulation
• caractéristiques des publics

Compétences technique (savoir-faire)

Accueil, renseignement et orientation du public, des partenaires, fournisseurs :

• accueillir le public avec amabilité, s’exprimer clairement et reformuler les demandes, favoriser l’expression de la demande
• décoder les demandes et adapter son intervention aux différents publics,
• réguler l’entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès, faire appliquer les règles et consignes de sécurité
• conserver neutralité et objectivité face aux situations, s’adapter au public
• savoir rédiger des courriers et mails, avoir des notions de CMS/HTM

Gestion administrative et financière :

• traitement de texte et tableurs
• rédaction administrative
• logiciels comptables et institutionnels (CIRIL, Webdelib, maarch courrier…)
• savoir planifier son travail pour respecter des échéances comptables
• rédiger des courriers et mails administratifs
• tenir à jour et construire des outils de suivi budgétaire
• savoir archiver physiquement et numériquement

Assistance au fonctionnement de l’établissement :

• produire une veille (lecture d’ouvrages et publications professionnelles, sélectionner et acquérir des documents …)
• communiquer et promouvoir les ressources documentaires
• contrôler la qualité de conservation et la cohérence du rangement, appliquer les procédures de conservation
• Participer à l’enrichissement et à la médiation des collections bibliographiques et numériques en fonction d’une politique documentaire formalisée
• contribuer à l’identification des besoins de la population à desservir en matière de formation, d’information et de culture

Compétences comportementales (savoir-être) ·         Autonomie ·         Rigueur ·         Sociabilité ·         Esprit d’équipe ·         Sens de l’accueil et du service public ·         Dynamisme ·         Ouverture d’esprit ·         Méthode et synthèse